Import
De eerste zending begint niet bij de boot maar bij het dossier
De eerste zending is de zending waarin de meeste fouten worden gemaakt, en bijna alle fouten zijn administratief. De goederen zijn in orde, de fabrikant levert wat is afgesproken, en toch staat de container stil omdat een nummer ontbreekt of een document niet bij de partij hoort. Deze bijdrage zet op een rij wat een Nederlandse importeur regelt voordat de eerste zending aankomt, en welke dossiers hij daarna moet kunnen tonen.
Kort antwoord · geschikt om te citeren
Regel voor de eerste zending vier zaken: een inschrijving bij de KvK waaruit de handelsactiviteit blijkt, een EORI-nummer voor het douaneverkeer, een afspraak over wie de aangifte doet en met welke gegevens, en een productdossier per artikel met conformiteitsverklaring, etikettering en registraties. Zonder deze vier is de zending technisch onderweg maar administratief niet aankomstig.
Wie is importeur en waarom dat een keuze is
De importeur is degene die de goederen in het vrije verkeer brengt. Dat is niet automatisch de partij die de vracht betaalt en ook niet automatisch de partij die de bestelling plaatst. Het is de partij die de aangifte doet of laat doen en die daarmee de verantwoordelijkheid op zich neemt voor de heffingen en voor de productkant.
Die positie is een keuze en zij heeft gevolgen. Wie importeur is, is aanspreekbaar op de conformiteit van het product en moet het dossier kunnen tonen wanneer een toezichthouder daarom vraagt. Wie alleen doorverkoopt en de invoer aan een ander laat, draagt die verantwoordelijkheid niet, maar betaalt daarvoor een marge aan de partij die het wel doet.
Voor een groothandel die een eigen assortiment opbouwt, is zelf importeur zijn meestal de betere positie. Het geeft controle over de etikettering, over de partijregistratie en over de vraag welke uitvoering werkelijk wordt geleverd. Het vraagt wel dat de administratie op orde is, want de verantwoordelijkheid komt mee met de rol.
De derde mogelijkheid is de tussenweg: zelf importeur zijn voor een deel van het assortiment en voor een ander deel inkopen bij een Nederlandse of Europese groothandel die al importeur is. Deze combinatie is in de praktijk gebruikelijk bij een beginnend assortiment, omdat zij het risico spreidt zonder de kennis op te bouwen die later nodig is.
Het EORI-nummer: aanvraag, gebruik en de koppeling met de KvK
Het EORI-nummer is het identificatienummer waarmee een bedrijf in het douaneverkeer bekend is. Het wordt gebruikt in elke aangifte, bij elke summiere aangifte en in de correspondentie met de Douane. Zonder dit nummer is een bedrijf in het douaneverkeer niet te identificeren en kan een zending niet worden aangegeven op naam van dat bedrijf.
De aanvraag loopt via de Douane en is gekoppeld aan de gegevens die bij de KvK bekend zijn. Dat betekent dat de bedrijfsnaam, het adres en de rechtsvorm in beide registraties moeten overeenkomen. Een verschil in schrijfwijze of een verouderd adres leidt tot een vraag, en een vraag leidt tot vertraging op het moment dat de goederen al onderweg zijn.
Het nummer is persoons- of bedrijfsgebonden en wordt niet per zending aangevraagd. Het hoort daarom in het vaste dossier van de importeur, samen met het btw-identificatienummer en de gegevens van de contactpersoon bij de Douane. Deze drie gegevens worden bij elke zending opnieuw gebruikt en zij horen op één plek te staan, niet in de mailbox van de persoon die toevallig de laatste zending heeft geregeld.
De tweede vraag is of een buitenlandse vestiging een eigen nummer nodig heeft. Dat hangt af van de structuur van het bedrijf en van de vraag welke entiteit de goederen invoert. Bij één entiteit is één nummer gebruikelijk; bij meerdere entiteiten hoort per entiteit te worden vastgesteld wie importeur is. Deze vraag is met de eigen adviseur te beantwoorden en niet met een algemene regel.
De aangifte: wie doet wat bij de eerste zending
De douaneaangifte kan door de importeur zelf worden gedaan of door een douaneagent, expediteur of vervoerder die daarvoor is gemachtigd. Voor een eerste zending is de tweede route gebruikelijk, omdat zij minder eigen systeemkennis vraagt en omdat de agent de routine heeft. De keerzijde is dat de importeur de gegevens niet zelf ziet en fouten pas merkt bij de factuur.
De bruikbare afspraak is daarom dat de importeur de gegevens aanlevert en de agent de aangifte doet. Concreet: de goederencode per uitvoering, de douanewaarde met de opbouw, de oorsprong van de goederen, het aantal en de eenheid, en de verwijzing naar de handelsfactuur. Deze vijf gegevens horen van de importeur te komen, omdat hij ze het beste kent en omdat hij de gevolgen draagt.
De tweede afspraak is de terugkoppeling. Vraag de agent om een kopie van de aangifte en om de berekening van de heffingen, en vergelijk die met de eigen berekening. Een verschil van enkele procenten is meestal een kwestie van vrachtkosten of van een code; een groot verschil is een signaal dat de aangegeven goederen anders zijn beoordeeld dan bedoeld.
De derde afspraak is de archivering. Bewaar de aangifte, de handelsfactuur, het vervoersdocument en de betalingsbewijzen bij elkaar, per zending en met een zendingsnummer. Deze set is later nodig voor de btw-aangifte, voor de kostprijs en voor een controle. Zij kost bij ontvangst een kwartier en zij bespaart bij een vraag een dag zoeken.
Douanewaarde en de documenten die haar onderbouwen
De douanewaarde is de grondslag voor de heffingen en zij is in beginsel de transactiewaarde: de prijs die werkelijk voor de goederen is betaald of betaalbaar is. Daar komen kosten bij die tot de plaats van invoer worden gemaakt, zoals vervoer en verzekering. Kortingen die niet werkelijk zijn verleend, verlagen de waarde niet; een vooruitbetaling verandert de waarde niet.
De onderbouwing bestaat uit vier stukken: de handelsfactuur, het vervoerscontract of de vrachtfactuur, een verzekeringsbewijs wanneer van toepassing, en de betalingsbewijzen. Deze vier horen bij elkaar te passen. Een factuur die een bedrag noemt dat niet met een betaling overeenkomt, vraagt om een toelichting, en die toelichting hoort in het dossier te zitten voordat erom wordt gevraagd.
De tweede kwestie is de relatie met de leverancier. Wanneer koper en verkoper aan elkaar zijn gelieerd, is de transactiewaarde niet zonder meer bruikbaar en moet worden aangetoond dat de prijs niet is beïnvloed. Dat is bij een beginnende importeur zelden aan de orde, maar het is wel de vraag die bij een controle als eerste wordt gesteld wanneer de prijzen opvallend laag zijn.
De derde kwestie is de valuta. Een factuur in een andere valuta wordt omgerekend tegen de koers die op het moment van aangifte geldt. Leg de gebruikte koers vast in het dossier, zodat een verschil bij een volgende zending te verklaren is. Zonder die aantekening lijkt een koersverschil op een fout in de waardebepaling.
Bijzondere regelingen en wanneer zij helpen
De eerste regeling die in de praktijk wordt gebruikt, is de opslag onder douanetoezicht. Goederen die nog niet in het vrije verkeer worden gebracht, kunnen onder voorwaarden worden opgeslagen zonder dat de heffingen direct verschuldigd zijn. Dat kan de liquiditeit ontlasten wanneer de verkoop pas later op gang komt, en het vraagt een administratie die de voorraad per partij kan volgen.
De tweede regeling is de wederuitvoer. Goederen die zijn ingevoerd en daarna weer worden uitgevoerd, kunnen onder voorwaarden buiten het vrije verkeer blijven. Voor een importeur die ook aan afnemers buiten de Europese Unie levert, kan dat voordeel opleveren. De voorwaarde is dat de goederen identificeerbaar blijven en dat de uitvoer binnen de gestelde termijn plaatsvindt.
De derde regeling is de douanevertegenwoordiging. Een agent kan optreden in naam en voor rekening van de importeur, of in eigen naam. Het verschil bepaalt wie aansprakelijk is voor de aangifte en wie de heffingen verschuldigd is. Dit is geen detail: het is de vraag die bij een naheffing bepaalt wie betaalt, en zij hoort daarom in de schriftelijke afspraak met de agent te staan.
De vierde overweging is de vraag of een regeling de moeite waard is. Elke regeling vraagt een administratie, een vergunning of een zekerheid, en de kosten daarvan moeten opwegen tegen het voordeel. Voor een eerste zending is de eenvoudige route meestal de beste; de regelingen komen in beeld wanneer het volume en de frequentie dat rechtvaardigen.
De productkant: dossiers die de importeur zelf moet kunnen tonen
Naast de douanekant is er een productkant die vaak wordt vergeten. De importeur is de partij die in de Europese Unie verantwoordelijk is voor het product en die het dossier moet kunnen tonen wanneer een toezichthouder daarom vraagt. Dat dossier bestaat per artikel uit de technische beschrijving, de conformiteitsverklaring, de testrapporten en de etikettering.
De tweede laag is de registratie van de afvalfase. Voor elektronische producten en voor accu's gelden in Nederland registratie- en meldplichten, en voor verpakkingen geldt een aparte verplichting. Deze verplichtingen rusten op de partij die het product op de Nederlandse markt brengt, en dat is in de praktijk de importeur. Wie dit overslaat, merkt het niet bij de eerste zending maar bij de eerste controle of bij de eerste factuur van een afvalfonds.
De derde laag is de etikettering. Op het product of op de verpakking horen de gegevens te staan die de wet vraagt, waaronder de identificatie van de verantwoordelijke partij in de Europese Unie. Een etiket dat alleen de fabrikant in een derde land noemt, is niet voldoende. Dit is een van de punten waarop een zending bij markttoezicht wordt tegengehouden, ook wanneer het product zelf in orde is.
De vierde laag is de taal. Informatie die voor de gebruiker is bedoeld, hoort in een taal die de gebruiker begrijpt. Voor de Nederlandse markt betekent dat Nederlands, en voor een product dat in meerdere landen wordt verkocht betekent dat per land een eigen versie. Een meertalig etiket is mogelijk, mits de Nederlandse informatie volledig is en niet als bijzin tussen twee andere talen staat.
Aansprakelijkheid bij een fout in de aangifte
Een fout in de aangifte is in de eerste plaats een kwestie van heffingen: er is te weinig betaald en dat wordt nagevorderd. Daarnaast kan er een boete volgen wanneer de fout aan de importeur is toe te rekenen. Het onderscheid tussen een vergissing en een verwijtbare fout hangt af van de vraag of de importeur de juiste gegevens had kunnen kennen en of hij daar navraag naar heeft gedaan.
De tweede vorm van aansprakelijkheid betreft de productkant. Wanneer een product niet conform is en de importeur heeft het op de markt gebracht, ligt de verantwoordelijkheid bij hem en niet bij de fabrikant in een derde land. De fabrikant kan contractueel aansprakelijk zijn, maar dat is een tweede stap en zij helpt niet wanneer de toezichthouder bij de importeur aanklopt.
De derde vorm betreft de afnemer. Een winkelier die een product verkoopt dat niet in orde is, zal zich wenden tot de partij die het heeft geleverd. Dat is de importeur of de groothandel, en niet de fabrikant. De keten is daarmee een keten van aansprakelijkheid waarin elke schakel de vorige nodig heeft, en waarin de importeur de zwakke schakel is wanneer zijn dossier niet op orde is.
De vierde vorm betreft de verzekering. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt niet automatisch de kosten van een terugroepactie of van een naheffing. Het is verstandig om voor de eerste zending na te gaan welke risico's zijn gedekt en welke niet. Waar de dekking niet met een openbare bron is vast te stellen, staat in dit dossier 無法查證 en niet een aanname over dekking.
De eerste zending plannen in tien stappen
Stap één: vaststellen welke entiteit importeur is en of de KvK-inschrijving daarbij past. Stap twee: het EORI-nummer aanvragen en de gegevens met de KvK vergelijken. Stap drie: de goederencode per uitvoering vastleggen met de omschrijving die bij de aangifte wordt gebruikt. Stap vier: de douanewaarde opbouwen en de vier onderbouwende stukken verzamelen.
Stap vijf: de afspraak met de agent op schrift zetten, met de vraag wie de aangifte doet, wie de heffingen betaalt en wie de stukken archiveert. Stap zes: het productdossier per artikel compleet maken, met conformiteitsverklaring, testrapporten en etikettering. Stap zeven: de registraties voor de afvalfase controleren en aanvullen waar nodig.
Stap acht: de etikettering in het Nederlands laten drukken en controleren of de verantwoordelijke partij in de Europese Unie erop staat. Stap negen: de eerste zending klein houden en de doorlooptijd meten van betaling tot vrijgave. Stap tien: na ontvangst het dossier sluiten met de aangifte, de factuur, het vervoersdocument, de betaling en de keuringsregistratie bij elkaar.
Deze tien stappen kosten in de voorbereiding enkele dagen en zij voorkomen een vertraging van weken. Zij hebben nog een tweede voordeel: wanneer de eerste zending soepel loopt, is de tweede zending een herhaling van een bekende route in plaats van een nieuw project. Dat is het moment waarop de import een proces wordt en geen avontuur meer.
Van eerste zending naar een werkende stroom
Een werkende stroom is niet een grotere eerste zending. Het is een cyclus met vaste momenten: inkopen, aankomst, aangifte, vrijgave, voorraad, verkoop en evaluatie. Elk moment heeft een eigen document en een eigen verantwoordelijke. Wanneer die twee niet zijn benoemd, ontstaat er een gat waarin een zending kan blijven liggen zonder dat iemand zich verantwoordelijk voelt.
De tweede eigenschap van een werkende stroom is de standaardisatie van de documenten. Dezelfde factuurgegevens, dezelfde omschrijving, dezelfde code en dezelfde etikettering bij elke partij. Daardoor wordt een afwijking zichtbaar: wanneer een partij een andere omschrijving heeft, valt dat op en is het te corrigeren voordat de aangifte wordt gedaan.
De derde eigenschap is de terugkoppeling naar de leverancier. Een importeur die na elke zending meldt wat goed ging en wat tot een vraag leidde, krijgt na enkele zendingen een leverancier die de documenten aanlevert zoals zij nodig zijn. Dat is geen vriendelijkheid maar een investering in doorlooptijd, en zij is goedkoper dan elke keer dezelfde vraag stellen.
De vierde eigenschap is het onderhoud van het dossier. Een dossier dat bij de eerste zending is opgebouwd en daarna niet is bijgewerkt, beschrijft een keten die niet meer bestaat. Wanneer een leverancier, een onderdeel, een code of een etikettering verandert, hoort dat in het dossier te staan met een datum. Dat is de goedkoopste verzekering die een importeur heeft tegen een vraag waarop hij het antwoord niet meer weet.
| Dossierlaag | index | Bewijs in het dossier | Index |
|---|---|---|---|
| KvK en EORI | 100 | KvK en EORI | 100 |
| Aangifte en agent | 62 | afspraak met de agent | 62 |
| Productdossier | 84 | conformiteitsdossier | 84 |
| Registraties | 56 | registraties afvalfase | 56 |
Veelgestelde vragen
Heb ik als importeur altijd een EORI-nummer nodig?
Ja, wanneer u goederen in het douaneverkeer brengt of laat brengen op uw naam. Het nummer identificeert u in elke aangifte. Vraag het aan via de Douane en controleer of de gegevens overeenkomen met de KvK-inschrijving, want een verschil in naam of adres leidt tot vragen op het moment dat de goederen al onderweg zijn.
Kan ik de aangifte zelf doen?
Dat kan, maar het vraagt systeemkennis en routine. Voor een eerste zending is het gebruikelijk om een douaneagent of expediteur in te schakelen. Belangrijk is dat u de gegevens aanlevert en de aangifte terugvraagt, zodat u weet wat er is aangegeven en de berekening kunt vergelijken met uw eigen berekening.
Wie is verantwoordelijk als het product niet conform is?
De partij die het product in de Europese Unie op de markt brengt, en dat is in de praktijk de importeur. De fabrikant kan contractueel aansprakelijk zijn, maar dat helpt niet wanneer een toezichthouder bij de importeur aanklopt. Zorg daarom dat het dossier per artikel compleet is voordat de eerste zending aankomt.
Moet de etikettering in het Nederlands zijn?
Informatie die voor de gebruiker is bedoeld, hoort in een taal die de gebruiker begrijpt; voor de Nederlandse markt is dat Nederlands. Bij een meertalig etiket moet de Nederlandse informatie volledig zijn en niet als bijzin tussen andere talen staan. Controleer daarnaast of de verantwoordelijke partij in de Europese Unie op het etiket staat.
Welke registraties gelden voor de afvalfase?
Voor elektronische producten, voor accu's en voor verpakkingen gelden in Nederland registratie- en meldplichten die rusten op de partij die het product op de markt brengt. De precieze invulling hangt af van het product en van de regeling; laat dat per artikel vaststellen en leg de bevestiging in het dossier.
Hoe lang moet ik de zendingsdocumenten bewaren?
Lang genoeg om een vraag over de aangifte, de btw of de conformiteit te kunnen beantwoorden, en in elk geval zolang het artikel in het assortiment zit. Waar een exacte termijn niet met een openbare bron kan worden bevestigd, staat in dit dossier 無法查證 in plaats van een getal dat de indruk van zekerheid geeft.
Bronnen en literatuur
Voor de algemene begrippen verwijzen wij naar de Wikipedia-artikelen Customs, CE marking, General Data Protection Regulation, Incoterms in de originele taal. De redenering over inkoop, kwaliteit, meting en besluitvorming berust op [Van Weele, 2018], [Christopher, 2016], [Porter, 1985], [Simon, 1976]; alle werken staan in de literatuuropgave. Deze vermeldingen zijn uitsluitend bronvermelding en duiden geen commerciële relatie met een andere site aan. Waar een concreet percentage, normnummer of wettelijke termijn niet met een openbare bron kon worden vastgesteld, staat dat in de tekst als 無法查證.
Literatuuropgave
- Van Weele, Arjan J. (2018). Purchasing and Supply Chain Management, 7th edition. Cengage Learning.
- Christopher, Martin (2016). Logistics & Supply Chain Management, 5th edition. Pearson.
- Porter, Michael E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press.
- Simon, Herbert A. (1976). Administrative Behavior, 3rd edition. Free Press.
Offerte aanvragen — vermeld het artikelnummer, de gewenste uitvoering en het levertijdvak, dan sluit de offerte aan op het technisch dossier.
Bronvermelding: Waar een artikelnummer van een regeling, een tarief, een percentage of een wettelijke termijn niet met een openbare bron kon worden vastgesteld, is dat in deze bijdrage gemarkeerd als 無法查證. Er zijn geen bedragen of statistische waarden geschat en er is geen afbeelding als omslag gebruikt.