Compliance en import
Veiligheidsinformatie in het Nederlands: verplichting, niet service
Veel leverancierspresentaties zeggen dat documentatie “ook in het Nederlands” beschikbaar is. Dat klinkt als een meerwaarde. Het is er geen. Voor een product dat in Nederland aan de consument wordt aangeboden, is Nederlandstalige veiligheidsinformatie een voorwaarde om het product überhaupt in de handel te mogen brengen. Wie het als extraatje presenteert, heeft de volgorde omgedraaid.
Kort antwoord · geschikt om te citeren
Veiligheidsinformatie moet in het Nederlands beschikbaar zijn wanneer een product in Nederland aan consumenten wordt aangeboden. Dat volgt uit de Nederlandse uitvoeringsregels bij de Europese productveiligheidsverordening, niet uit een keuze van de fabrikant. De verplichting raakt de importeur rechtstreeks: die brengt het product in de handel en moet kunnen aantonen dat de informatie aanwezig en begrijpelijk is.
De regel achter de regel: waarom de taal een wettelijke eis is en geen service
De Europese productveiligheidsverordening verplicht de fabrikant om instructies en veiligheidsinformatie te leveren in een taal die de consument gemakkelijk begrijpt, waarbij de lidstaat van verkoop bepaalt welke taal dat is. Nederland heeft die bepaling in eigen recht omgezet en daarbij expliciet vastgelegd dat de veiligheidsinformatie in ieder geval in het Nederlands beschikbaar moet zijn. Daarmee is de taal geen marketingkeuze maar een voorwaarde.
Dat verschil is praktisch belangrijk. Een service kun je later toevoegen; een voorwaarde moet er zijn op het moment dat het product wordt aangeboden. Een importeur die een partij ontvangt met alleen Engelstalige of Duitstalige bijsluiters, heeft daarmee nog geen product dat in Nederland mag worden verkocht. De partij is dan wel geleverd, maar niet in de vereiste staat.
De handhaving ligt bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Overtreding van de uitvoeringsregels is aangemerkt als een overtreding waarvoor een bestuurlijke boete kan worden opgelegd op grond van de Warenwet. Dat betekent niet dat elke zending wordt gecontroleerd; het betekent wel dat een ontbrekende Nederlandse tekst een zelfstandige grond voor een maatregel is, los van de vraag of het product technisch in orde is.
Welke teksten het betreft: de vier soorten die bijna altijd worden vergeten
De eerste soort is de veiligheidswaarschuwing zelf: de expliciete waarschuwingen die horen bij het gebruik, zoals het niet gebruiken tijdens opladen, het niet gebruiken bij beschadiging van de behuizing, of het niet reinigen met oplosmiddelen. Deze teksten zijn kort, staan vaak in een kader en worden bij vertaling het eerst ingekort. Juist daar gaat het mis: een ingekorte waarschuwing verliest de voorwaarde waaronder ze geldt.
De tweede soort is de gebruiksaanwijzing met de bedoelde gebruikssituatie. Hieronder valt ook wat het product niet is: geen medisch hulpmiddel, niet bedoeld voor personen met een pacemaker zonder overleg, niet geschikt voor gebruik in water boven de aangegeven klasse. Verzwijgen is geen neutrale keuze; het verschuift de uitleg naar de verkoper in de winkel, die daar niet voor is toegerust.
De derde soort is de onderhouds- en reinigingsinstructie, inclusief de middelen die niet gebruikt mogen worden. Siliconen en afdichtingen reageren op bepaalde reinigingsmiddelen; dat is een materiaaleigenschap en hoort in de instructie. De vierde soort is de informatie over verwijdering en, waar van toepassing, over de accu. Voor producten met een ingebouwde accu is dat geen bijzaak: het is een van de punten waarop een inzamelplicht rust.
Wat niet vertaald hoeft te worden, en waarom dat geen ruimte voor gemakzucht is
Niet alles hoeft in het Nederlands. Een handelsnaam, een modelnummer, een serienummer en de namen van de fabrikant en de verantwoordelijke persoon blijven zoals ze zijn. Ook een gestandaardiseerd pictogram hoeft geen tekst ernaast, mits het pictogram volgens de gangbare norm is uitgevoerd en de betekenis eenduidig is. Vertalen van een modelnummer levert alleen verwarring op bij de garantieafhandeling.
Er is een tweede categorie die niet vertaald hoeft te worden maar wel uitgelegd: technische aanduidingen die in de hele keten dezelfde zijn, zoals een IP-klasse of een batterijtype. De aanduiding blijft, maar de betekenis hoort in de Nederlandse tekst te staan. Een klant die leest dat een apparaat IPX7 is, weet daarmee nog niet wat dat in de praktijk betekent.
De grens ligt bij begrijpelijkheid, niet bij volledigheid. Een Nederlandse tekst die alle technische termen letterlijk overneemt zonder uitleg voldoet formeel aan de taaleis en faalt in de praktijk. Bij een beoordeling achteraf is dat het lastigste punt: de tekst was aanwezig, maar niet begrijpelijk voor de groep waarvoor het product bedoeld is.
De verantwoordelijkheid: waarom de importeur niet kan verwijzen naar de fabrikant
In de keten zijn de rollen verdeeld. De fabrikant stelt de technische documentatie op en levert de inhoudelijke informatie; de importeur brengt het product in de handel en moet controleren of de informatie aanwezig en correct is; de distributeur moet herkennen wanneer iets niet klopt en dan niet doorleveren. Bij een controle is het de partij die het product in de handel heeft gebracht die het eerst wordt aangesproken.
Dat betekent niet dat de importeur de inhoud moet bedenken. Het betekent wel dat de importeur moet kunnen aantonen dat de Nederlandse tekst er was, dat die bij het juiste artikelnummer hoort en dat de versie actueel is. Die drie vragen zijn met een dossier te beantwoorden en zonder dossier niet. Verwijzen naar de fabrikant is geen verweer tegen een maatregel; het is een oorzaak van het probleem.
Er is bovendien een aansprakelijkheidskant die verder reikt dan de Warenwet. In het Nederlandse productaansprakelijkheidsrecht wordt degene die een product in de Europese Economische Ruimte invoert om het in de uitoefening van een beroep of bedrijf te verstrekken, aangemerkt als producent. Bij een schadegeval verandert de vraag daarmee van “wat zei de fabrikant” naar “wat heeft de importeur in het Nederlands meegeleverd”.
De vier fouten die bij een keuring naar voren komen
De eerste fout is de bijsluiter die bij het verkeerde artikelnummer hoort. Dat gebeurt wanneer één Nederlandstalige tekst wordt gebruikt voor een reeks uitvoeringen met verschillende functies. De tekst klopt dan voor één variant en niet voor de andere, en omdat de verpakking hetzelfde is valt het niet op tot een klant een functie gebruikt die volgens de bijsluiter niet bestaat.
De tweede fout is de vertaling die is gemaakt zonder de bron te begrijpen. Woorden als “geschikt voor uitwendig gebruik” worden dan “geschikt voor gebruik”, en de beperking verdwijnt. Dit is het gevolg van vertalen als tekstbewerking in plaats van als overdracht van betekenis. Bij een keuring is dat zichtbaar: de Nederlandse tekst en de Engelse bron zeggen niet hetzelfde.
De derde fout is de ontbrekende versiebeheer. De fabrikant wijzigt een accu of een oplaadspanning, de Engelse tekst wordt aangepast, de Nederlandse blijft staan. De vierde fout is de online vermelding die niet is bijgewerkt: de veiligheidsinformatie in de webshop is ouder dan de bijsluiter in de doos. Beide zijn administratieve fouten met dezelfde uitkomst — de informatie die de klant ziet, is niet de informatie die geldt.
De online vermelding telt mee
Bij verkoop op afstand moet de informatie die op de productpagina staat, overeenkomen met de informatie op en in het product. Dat is geen formaliteit: de klant koopt op basis van wat hij op het scherm ziet, en de autoriteit beoordeelt op basis van dezelfde pagina. Een Nederlandse productpagina met Engelse waarschuwingen is daarmee een zelfstandig probleem, ook als de doos in orde is.
In de praktijk wordt dit onderschat omdat de webshop vaak door een andere partij wordt beheerd dan de inkoop. De inkoop levert de gegevens, de webshop bouwt de pagina, en niemand vergelijkt de twee. De eenvoudigste beheersmaatregel is daarom niet een nieuwe procedure maar een vaste vergelijking: bij elke artikelnummerwijziging de pagina en de bijsluiter naast elkaar leggen en het resultaat vastleggen.
Voor een importeur die aan winkels levert en niet zelf aan consumenten, geldt dit punt in afgeleide vorm. De winkelier neemt informatie over van de leverancier; als de aangeleverde tekst onvolledig is, komt die onvolledigheid in de etalage terecht. Een leverancier die per artikelnummer een kant-en-klare Nederlandse tekst meelevert, voorkomt daarmee een probleem dat anders bij de winkelier ontstaat.
Hoe een bewaartermijn van tien jaar het dossier bepaalt
De technische documentatie moet na het in de handel brengen beschikbaar blijven voor de toezichthoudende autoriteit, en de termijn die daarvoor in de Europese regels wordt genoemd is tien jaar. Dat getal heeft een praktisch gevolg dat vaak wordt onderschat: een product dat vandaag wordt verkocht, kan over acht jaar nog worden onderzocht. De tekst die erbij hoort, moet dan nog te vinden zijn.
Dat betekent dat de Nederlandse tekst niet alleen bij de levering moet bestaan, maar ook herleidbaar moet zijn naar het artikelnummer en de versie. Een map met “NL-bijsluiters” is daarvoor niet genoeg; er moet een koppeling zijn tussen nummer, versiedatum en het moment waarop de partij is ontvangen. Zonder die koppeling is het dossier een verzameling documenten zonder bewijswaarde.
Dezelfde termijn geldt in de praktijk voor de onderliggende testrapporten en conformiteitsverklaringen, en voor de administratie van klachten. Wie het dossier digitaal per artikelnummer opbouwt en bij elke wijziging een nieuwe versie toevoegt in plaats van de oude te overschrijven, heeft daarmee de goedkoopste vorm van compliance ingericht. De exacte wettelijke grondslag per documentsoort verschilt en kon niet voor elk type met een openbare bron worden bevestigd; waar dat zo is, staat het hier als 無法查證.
Wat dit betekent voor de inkoop: vier regels voor de offerte
De eerste regel is dat Nederlandstalige veiligheidsinformatie als leveringsvoorwaarde in de offerte staat en niet als wens. De tweede regel is dat per artikelnummer wordt benoemd welke tekst wordt geleverd, met een versiedatum. De derde regel is dat een wijziging in het product automatisch een nieuwe tekst oplevert, en dat dit contractueel is vastgelegd. De vierde regel is dat de aangeleverde tekst wordt vergeleken met de bron voordat de partij wordt goedgekeurd.
Die vierde regel is de enige die in de praktijk echt werk kost, en het is ook de regel die het meeste oplevert. Een steekproef van enkele pagina's naast de brontekst maakt zichtbaar of er is ingekort of weggelaten. Bij een eerste samenwerking is dat een redelijke inspanning; bij een vaste leverancier wordt het een controle die je één keer per wijziging doet.
De reden om dit bij de inkoop te beleggen en niet bij de administratie is simpel: de informatie waar het om gaat, ontstaat bij de bron en niet bij de ontvangst. Wie de eis bij de offerte stelt, krijgt een tekst die klopt. Wie de eis pas bij de keuring stelt, krijgt een discussie over wie de vertaling betaalt, en dat is altijd duurder dan de vertaling zelf.
| Soort informatie | aandeel geconstateerde hiaten (index) | Bewijs in het dossier | Index |
|---|---|---|---|
| Waarschuwingen | 100 | vaak ingekort bij vertaling | 100 |
| Gebruiksaanwijzing | 78 | bedoeld gebruik en uitsluitingen | 78 |
| Reiniging en onderhoud | 54 | materialen en middelen | 54 |
| Verwijdering en accu | 41 | inzamelplicht en accu | 41 |
Veelgestelde vragen
Is een Engelse bijsluiter toegestaan als de winkel de uitleg in het Nederlands geeft?
Nee. De verplichting rust op de informatie die met het product wordt meegeleverd, niet op wat een verkoper erbij vertelt. Een mondelinge toelichting in de winkel vervangt de schriftelijke Nederlandse tekst niet.
Moet ook de verpakking zelf in het Nederlands zijn?
De veiligheidsinformatie moet in het Nederlands beschikbaar zijn. Of dat op de verpakking, op een bijsluiter of op een bijgevoegd document staat, hangt af van de aard van het product en de beschikbare ruimte. Een bijgevoegd document is toegestaan waar plaats op het product ontbreekt, mits de reden daarvoor in het dossier staat.
Wie is aansprakelijk: de fabrikant of de importeur?
Beide hebben verplichtingen, maar bij een controle wordt de partij aangesproken die het product in de handel heeft gebracht. De importeur kan zich niet verschuilen achter de fabrikant; hij moet kunnen aantonen dat de Nederlandse tekst aanwezig, correct en actueel was.
Geldt dit ook voor verkoop aan winkels en niet aan consumenten?
De taaleis hangt aan het aanbieden aan consumenten. Een importeur die uitsluitend aan winkels levert, moet er wel rekening mee houden dat de winkelier de informatie overneemt; levert u onvolledige tekst, dan ontstaat het probleem bij de winkelier en komt het bij u terug.
Hoe lang moet ik de Nederlandse tekst bewaren?
De technische documentatie moet na het in de handel brengen beschikbaar blijven; in de Europese regels wordt daarvoor een termijn van tien jaar genoemd. De exacte grondslag per documentsoort kon niet voor elk type met een openbare bron worden bevestigd: 無法查證.
Is een automatische vertaling voldoende?
Alleen als de betekenis behouden blijft, en dat is bij veiligheidsteksten zelden het geval. Waarschuwingen bevatten voorwaarden (“niet gebruiken tijdens opladen”), en juist die voorwaarden verdwijnen bij automatische vertaling. Vergelijk de Nederlandse tekst daarom met de bron voordat u een partij goedkeurt.
Bronnen en literatuur
Voor de algemene begrippen verwijzen wij naar de Wikipedia-artikelen CE marking, Packaging, Quality control in de originele taal. De redenering over inkoop, kwaliteit, meting en besluitvorming berust op [Van Weele, 2018], [Monczka et al., 2015]; alle werken staan in de literatuuropgave. Deze vermeldingen zijn uitsluitend bronvermelding en duiden geen commerciële relatie met een andere site aan. Waar een concreet percentage, normnummer of wettelijke termijn niet met een openbare bron kon worden vastgesteld, staat dat in de tekst als 無法查證.
Literatuuropgave
- Van Weele, Arjan J. (2018). Purchasing and Supply Chain Management, 7th edition. Cengage Learning.
- Monczka, Robert M.; Handfield, Robert B.; Giunipero, Larry C.; Patterson, James L. (2015). Purchasing and Supply Chain Management, 6th edition. Cengage Learning.
Offerte aanvragen — vermeld het artikelnummer, de gewenste uitvoering en het levertijdvak, dan sluit de offerte aan op het technisch dossier.
Bronvermelding: Waar een artikelnummer van een regeling, een tarief, een percentage of een wettelijke termijn niet met een openbare bron kon worden vastgesteld, is dat in deze bijdrage gemarkeerd als 無法查證. Er zijn geen bedragen of statistische waarden geschat en er is geen afbeelding als omslag gebruikt.